اسناد ثبت احوال چیست؟ و انواع آن در قوانین
مهم ترین وقایع و احوال شخصیه که بر طبق قانون باید به ثبت برسند و سند رسمی برای آنها تنظیم گردد عبارتند از: ولادت، ازدواج، طلاق و فوت که آنها را وقایع چهارگانه (اربعه) گویند. سند ثبت احوال، یک سند رسمی است و تا زمانی که به موجب تصمیم هیئت حل اختلاف یا رای دادگاه برحسب مورد، تصحیح یا باطل نشده باشد به قوت خود باقی است.
مفهوم اسناد ثبت احوال
اسناد مربوط به احوال شخصیه را اسناد ثبت احوال یا اسناد سجلی می گویند که برابر مقررات ثبت احوال به وسیله مأمورین رسمی تنظیم می شوند. ثبت احوال شامل ثبت ولادت، فوت، ازدواج، طلاق (وقایع چهارگانه) و نام خانوادگی در دفاتر و اوراق و اسناد مربوط است. بر اساس ماده 1 قانون آیین نامه ثبت احوال مصوب 1319:
پس از آشنایی با مفهوم اسناد ثبت احوال، لازم است تا انواع اسناد ثبت احوال را بشناسیم که در ادامه توضیح خواهیم داد.
انواع اسناد ثبت احوال
با عنایت به قوانین و مقررات مختلف، انواع اسناد ثبت احوال عبارتند از :
1. سند ثبت ولادت، اوراقی که ولادت افراد در آن به ثبت می رسد.
2. سند ثبت مرگ، اوراقی که برای ثبت مرگ در نظر گرفته شده است.
3. دفتر کل ثبت وقایع که در آن ولادت، ازدواج، طلاق، رجوع، بذل مدت ، مرگ زوج و زوجه، ولادت و مرگ فرزندان و مرگ صاحب سند از روی مندرجات اسناد ولادت و مرگ و اعلامیه ها و سایر مدارک ذی ربط ثبت می گردد.
4. برگ ولادت، طبق تبصره ماده 13 قانون قدیم ثبت احوال پس از ثبت ولادت، اگر طفل ایرانی بود سندی به نام برگ ولادت برای او صادر و اعلام کننده تسلیم میشد، ولی به موجب تبصره اصلاحی ماده 13:
«پس از ثبت ولادت، اگر طفل ایرانی باشد شناسنامه صادر و تسلیم می گردد…».
5. گواهی ولادت، اگر طفل خارجی باشد، پس از ثبت ولادت او، سندی به عنوان گواهی ولادت صادر و تسلیم می شود.
6. شناسنامه، به موجب تبصره 1 ماده 15 شناسنامه افرادی که به سن 15 سال تمام می رسند باید ملصق به عکس همان سال گردد و طبق تبصره 2 همان ماده شناسنامه اولیه باید در سی سالگی تمام با عکس همان سال صاحب آن تجدید شود.
7. کارت شناسایی ؛
8. دفتر رسمی ازدواج و عقدنامه یا قباله نکاح ؛
9. دفتر رسمی طلاق ؛
10. دفتر نام خانوادگی که برای این نام پیش بینی شده است و حق تقدم اشخاص را نسبت به نام های خانوادگی مشخص می کند ؛
11. رونوشت شناسنامه، که به وسیله ماموران اداره ثبت احوال صادر می شود.
12. سایر اسناد سجلی و اطلاعیه های مربوط به ثبت احوال که به وسیله مأموران رسمی تهیه می شوند .
بر اساس ماده 8 قانون ثبت اسناد، کلیه اسناد یاد شده از اسناد رسمی محسوب می شوند و انکار و تردید نسبت به آنها امکانپذیر نیست. تا زمانی که به موجب تصمیم هیئت حل اختلاف و یا رأی دادگاه تصحیح یا باطل نشده اند به قوت خود باقی می باشند.
اهمیت ثبت احوال
اسناد ثبت احوال به ویژه شناسنامه نه تنها در مراجع اداری و دولتی و برای انجام دادن کار های اداری به کار می آیند بلکه سازمان ها و موسسات غیر دولتی چه بسا ارائه آن را مطالبه می کنند، برای نمونه دفاتر اسناد رسمی و مدارس از مردم می خواهند که وضع و هویت خود را با ارائه شناسنامه ثابت کنند.
به عبارت دیگر ثبت احوال دلیل پیش ساخته ای به دست می دهد که شخص می تواند برای مقاصد مختلف از آن استفاده کند. اگر قانون، ثبت احوال را الزامی قرار نداده بود، اثبات وضعیت بسیار دشوار می شد. اشخاص معمولا ناگزیر بودند در این باره به شهادت شهود متوسل شوند که همیشه قابل اعتماد نیست و هر قدر فاصله آن با واقعه مورد شهادت دورتر باشد، دقت و اطمینان به آن کمتر خواهد بود.
